Panduan Penggunaan Menu Penyesuaian Stok

Stock Adjustment — Sistem Informasi Persediaan (SiPasti)

Perhatian: Penyesuaian stok langsung mengubah stok saat itu juga dan tidak melalui proses persetujuan. Pastikan data sudah benar sebelum menyimpan.

1. Kapan Menu Ini Dipakai

Penyesuaian stok dipakai ketika stok fisik di gudang tidak sama dengan stok yang tercatat di sistem, dan penyebabnya bukan transaksi penerimaan atau pengeluaran biasa. Contohnya barang hilang, rusak, kadaluarsa, atau salah catat saat input.

Yang bukan urusan menu ini:

Barang masuk dari pengadaan → gunakan Penerimaan Barang
Barang keluar untuk disalurkan ke unit → gunakan Pengeluaran Barang
Pemeriksaan menyeluruh satu gudang → gunakan Stok Opname

Penyesuaian bersifat per-barang: satu transaksi untuk satu barang.

2. Membuat Penyesuaian Baru

Buka menu Penyesuaian Stok → klik tombol Tambah Adjustment, lalu isi berurutan:

Tanggal — tanggal kejadian penyesuaian, bukan tanggal input.
Gudang — pilih gudang tempat barang berada. Dropdown Lokasi Gudang baru terisi setelah gudang dipilih.
Barang — klik Cari & Pilih Barang, lalu ketik kode atau nama barang. Secara default hanya barang bersaldo yang tampil; hilangkan centang Hilangkan Barang Stok 0 bila Anda perlu menambah stok barang yang tercatat nol.
Lokasi Gudang — opsional. Bila dikosongkan, sistem memakai lokasi aktif pertama pada gudang tersebut.
Tipe Adjustment — Tambah (+) untuk menaikkan stok, Kurang (−) untuk menurunkan.
Jumlah — isi selisihnya saja, bukan stok akhir.
Jenis Penyesuaian — kategori alasan (lihat bagian 3).
Alasan/Catatan — wajib diisi. Inilah bukti tertulis Anda saat diaudit: tulis nomor berita acara, nama petugas, atau kondisi barang.

Contoh pengisian Jumlah: Sistem mencatat 100, stok fisik hanya 95. Isi Tipe = Kurang (−) dan Jumlah = 5 — bukan 95.

Kolom Stok Saat Ini terisi otomatis begitu gudang dan barang dipilih. Gunakan angka itu sebagai pembanding sebelum menyimpan.

3. Jenis Penyesuaian

Dropdown Jenis menyaring dirinya sendiri mengikuti Tipe yang dipilih, sehingga opsi yang tidak masuk akal tidak akan muncul.

Jenis	Muncul Saat Tipe	Dipakai Untuk
Hilang	Kurang (−)	Barang tidak ditemukan, hilang, atau dicuri
Rusak	Kurang (−)	Barang rusak atau pecah sehingga tidak layak pakai
Kadaluarsa (Expired)	Kurang (−)	Barang lewat masa berlaku dan harus dikeluarkan dari stok
Susut/Menguap	Kurang (−)	Penyusutan alami, misalnya cairan menguap atau bahan menyusut
Barang Ditemukan Kembali	Tambah (+)	Barang yang sempat dianggap hilang, ternyata ditemukan
Hibah/Sumbangan Masuk	Tambah (+)	Barang masuk dari hibah, tanpa dokumen pengadaan
Kesalahan Catat	Tambah & Kurang	Salah input jumlah pada transaksi sebelumnya
Selisih Stok Opname	Tambah & Kurang	Menyesuaikan selisih hasil temuan opname
Lainnya	Tambah & Kurang	Bila tidak ada yang cocok — wajib dijelaskan pada kolom catatan

4. Melihat dan Mencari Data

Halaman daftar menampilkan tanggal, barang, gudang, tipe, jenis, jumlah, catatan, dan user pembuat. Bilah filter di bagian atas dapat digunakan bersamaan:

Pencarian — nama atau kode barang
Satker → Sub Satker → UPB → Gudang — mempersempit wilayah data
Tipe — Tambah (+) atau Kurang (−)
Jenis — kategori penyesuaian

Filter Jenis inilah yang membuat kolom ini berguna untuk pelaporan. Contohnya, untuk menjawab pertanyaan “berapa banyak barang yang dihapus karena kadaluarsa tahun ini?”, cukup pilih Jenis = Kadaluarsa lalu batasi ke gudang yang dimaksud.

5. Mengubah dan Menghapus

Edit hanya dapat mengubah Jenis dan Catatan. Jumlah, barang, dan gudang dikunci. Bila jumlahnya salah, hapus penyesuaian tersebut lalu buat yang baru. Saat mengedit, dropdown Jenis hanya menampilkan opsi yang sesuai dengan arah penyesuaian yang sudah tersimpan.

Hapus akan mengembalikan stok ke posisi sebelum penyesuaian. Bila pengembalian itu membuat stok menjadi minus — misalnya barangnya sudah terlanjur dikeluarkan setelah penyesuaian dibuat — sistem akan menolak penghapusan.

Edit maupun hapus hanya dapat dilakukan oleh pembuat data itu sendiri atau admin, dan hanya pada gudang yang Anda miliki aksesnya.

6. Pesan Kesalahan yang Sering Muncul

Pesan	Penyebab & Solusi
Qty penyesuaian melebihi stok tersedia	Jumlah yang diisi lebih besar dari stok yang ada. Kemungkinan Anda mengisi stok akhir, bukan selisihnya. Cek kembali kolom Stok Saat Ini.
Stok tidak ditemukan atau sudah habis	Mengurangi barang yang stoknya nol di gudang/lokasi tersebut. Pastikan gudang dan lokasinya sudah benar.
Tidak ada lokasi gudang aktif	Gudang tersebut belum memiliki lokasi. Minta admin menambahkan lokasi gudang terlebih dahulu.
Jenis “…” hanya berlaku untuk penyesuaian Kurang/Tambah	Tipe diubah setelah jenis dipilih. Pilih ulang jenis penyesuaiannya.

7. Praktik yang Disarankan

Buat penyesuaian sedekat mungkin dengan tanggal kejadian, jangan menumpuk di akhir bulan.
Untuk barang hilang atau rusak dalam jumlah besar, siapkan berita acara terlebih dahulu dan cantumkan nomornya pada kolom catatan.
Bila selisih ditemukan lewat pemeriksaan menyeluruh satu gudang, gunakan menu Stok Opname — jangan membuat puluhan penyesuaian satu per satu.
Hindari jenis Lainnya bila masih ada kategori yang cocok, agar rekapitulasi tetap bermakna.

Sistem Informasi Persediaan (SiPasti) — Panduan Penyesuaian Stok